Espace animateurs

Si votre gare de départ ou de retour n’est pas celle indiqué dans votre contrat, nous avons pris votre billet pour vous y rendre ou pour rentrer chez vous. Si c’est le cas, vous avez reçu ce billet par mail envoyé par  Trainline (guichet@trainline.fr).
Si vous ne le trouvez pas, vous pouvez nous demander de vous le renvoyer en écrivant à contact@colosdubonheur.fr ou en demandant à votre directeur de séjour

Tu as postulé aux colos du bonheur par différents moyens. Désormais, tous nos directeurs utilisent Gestion2Colo ou Portailanimation pour leur recrutement. Ces annonces, sont souvent disponibles ici: https://colosdubonheur.fr/recrutement
Si tu as envoyé un mail il est peu probable que nous répondions a ta candidature. En revanche, si tu as déposé celle-ci via nos formulaires tu es sur(e) d’avoir une réponse.

Après ton entretient, nous te confirmons que tu auras bel et bien un poste chez nous via Gestion2Colo.
Nous allons donc avoir besoin d’éditer ton contrat.
Pour pouvoir le faire, il faut que les informations dont nous avons besoins pour la réalisation de celui-ci soient remplies.

Nous utilisons majoritairement 2 logiciels:
– GESTION2COLO : C’est l’endroit ou tu as postulé, il nous sert pour la gestion du séjour (recrutement, planning d’activité, comptabilité etc…)
– VACKELYS : C’est l’outil que nous utilisons pour créer ton contrat, récupérer tes documents, faire ta paie, déposer tes documents de fin de contrat, mettre tes documents de voyage…

Pour remplir tes informations afin de préparer ton contrat, tu devras te rendre sur Vackelys ici: https://resa.colosdubonheur.fr/profile/login
Ton identifiant est l’adresse mail avec laquelle tu as postulé.
Pour le mot de passe, si tu ne t’es jamais connecté, il faudra que tu cliques sur mot de passe oublié. Un mot de passe te sera envoyé automatiquement. Si tu ne l’as pas reçu, vérfie dans tes spams.

Tu vas devoir saisir tous les éléments te correspondant.
Attention, sois bien attentif a écrire ton nom et ton prénom exactement comme sur ta carte d’identité. Le nom a saisir est ton nom de naissance.
Par exemple vous être née Elodie DUPRES et avec épousé Nicolas MARTIN, votre nom est DUPRES, et votre nom d’usage est MARTIN (si vous avez choisi cette modalité lors du mariage).

Un élément important corespond également au numéro INSEE. C’est tout simplement ton numéro de sécurité sociale, inscrit sur ta carte vitale.

Il faudra enfin impérativement écrire ton RIB pour le paiement, car les paiements par chèques prennent une éternité.

Une fois que tu auras bien saisi ton profil, nous pourrons créer ton contrat. 
Parallèlement à celà, Vackelys te demandera des documents, et de nouveaux documents seront demandés après l’édition de ton contrat.

N’hésite pas à nous solliciter si tu as bien saisi toutes tes infos et que ton contrat n’est pas encore édité…

Parallèlement à celà, sur Gestion2Colo, tu as du recevoir un lien pour te créer ton accès a la Webapp. Si tu as bien crée ton accès, tu pourras te connecter ici: https://webapp.gestion2colo.com/
Si tu n’as pas encore crée ton accès, contacte ton directeur/ta directrice.

Tu as saisi toutes tes informations, et nous avons généré ton contrat en PDF.

Tu reçois alors un mail t’indiquant qu’un document a été ajouté. Il s’agit de ton contrat.

Rends-toi donc ici: https://resa.colosdubonheur.fr/profile/login
Une fois connecté tu vas devoir cliquer ici:
Ou là:

Tu trouveras alors la liste de tous tes contrats aux colos du bonheur.
Ils sont classés dans l’ordre chronologique, du plus ancien au plus récent.
Si c’est ta première fois avec nous, tu n’auras qu’une ligne qui ressemble à ça:

Il te faudra alors cliquer sur le logo PDF pour le télécharger.

Pas besoin d’imprimer le PDF… Tu peux directement le signer en ligne.

Utilise par exemple cet outil: https://smallpdf.com/fr/signer-un-pdf

Par ailleurs, si tu dois signer plusieurs contrats au cours du séjour, tu vas devoir les fusionner ensemble. Tu devras alors mettre tous tes PDF ici: https://smallpdf.com/fr/fusionner-pdf puis déposer le résultat de cette fusion, dans l’étape suivante.

A VENIR: En cours de développement, une fonctionnalité permettant la signature en ligne devrait arriver. Si elle est en place et que tu lis encore ce texte, merci de contacter ton directeur pour demander à modifier ce bout de texte.

Maintenant que tu as signé ton contrat (et éventuellement fusionné celui-ci), tu vas devoir le déposer dans ton espace.
Rends-toi ici: https://resa.colosdubonheur.fr/profile/login
Une fois connecté tu vas devoir cliquer ici sur l’onglet “Mes Documents”

Une fois sur mes documents, tu verras quelque chose qui ressemble à ça:

Tu vas devoir y déposer tes documents.

Tu n’as pas de scanner? Nous te conseillons de télécharger sur un smartphone l’application GeniusScan pour pouvoir correctement scanner tes documents.
Sur Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.thegrizzlylabs.geniusfax 
Sur IOS (Iphone/Ipad): https://apps.apple.com/app/id566504821

Pense à toujours les enregistrer en PDF en un seul fichier (on gagne un temps fou de notre côté si c’est en PDF)

Pour les déposer, dans la colonne “Uploader” clique sur le bouton “Chosir un fichier” (vous pouvez également prendre votre fichier de votre ordinateur et le faire glisser dans le bouton (pas a coté sinon ça ne marche pas)).

Une fois que c’est fait appuie sur “Enregistrer”.
Attention! Tes documents ne sont pas validé automatiquement!
Ils apparaissent dans la colonne “Télécharger Document” en dessous du bouton “Uploadé”

Comment savoir si le document a été validé par un administrateur?

Tant qu’il y a la petite case d’accessible dans la colonne “Supprimer”, celà veut dire qu’aucun humain n’a encore validé ton document. Il t’est donc toujours possible de le supprimer.

S’il n’y a plus la case supprimer, alors ton document a été validé.

Ton objectif est donc que tous les documents demandés aient bien ce petit logo sur chaque ligne dans colonne “Télécharger document”.

Si tout est validé par un humain tu n’auras plus besoin de déposer quoique ce soit.
Et s’il nous manque des choses, compte sur notre robot pour te harceler!

Tu peux donc passer à l’étape suivante: La saisie des infos de convoyages.

Afin de préparer ton dossier de convoyage tu devras impérativement avoir rempli toutes tes informations dans ton espace personnel (voir les opérations ci dessus) et d’avoir mis à jour ton profil sur Gestion2Colo https://webapp.gestion2colo.com/  notamment la taille de tee shirt.

Par ailleurs, il sera indispensable de préciser tes régimes, allergies etc…

Lorsque tu auras fait tous ces éléments, notre équipe chargée du transport va t’affecter a un convoyage. Cette affectation n’est pas définitive.
Ele ne le deviendra qu’une fois que tu auras reçu le mail, le SMS ou l’appel de convoyage t’indiquant soit que tu es chef d’un convoyage, soit qui sera ton chef de convoyage.

Lorsque notre équipe placement t’affectera sur un placement théorique, tu pouras le retrouver dans ton espace personnel.
Attention, comme le précise le Memo Accompagnateur à l’étape 1, pas d’inquiétude si tu n’es pas positionné sur la ville indiquée lors de la conclusion de ton contrat. Notre équipe prendra en charge ton transport depuis ville de convoyage indiquée dans ton contrat. Si c’est le cas, je t’invite à cliquer sur cette page sur “Le billet pour aller vers la gare de départ ou pour rentrer”

Pour consulter tes déplacements:

Connecte toi à https://resa.colosdubonheur.fr/profile/login puis clique sur:
OU

Ainsi tu tomberas sur quelque chose qui ressemble à ça (nous avons ajouté quelques anotations):

1. C’est le point le plus important.
Tu as 2 ou 3 boutons sur lesquels tu peux cliquer qui sont très importants:

***

Le plus important des 2, le bouton Feuille de route permet de consulter l’ensemble du trajet.
Attention, n’appuie pas sur le logo PDF  qui n’a rien à voir (j’explique après son utilité)Tu devrais en voir apparaitre au moins 2: un pour l’aller, un pour le retour. Ce bouton se situe sur le premier segment de chacune des journée (voir le point 2 de cette explication). Si tu souhaites imprimer un document, c’est celui ci qu’il faut imprimer.

La feuille de route ressemble à ça

Dans ce documents tu trouveras:

• Des informations générales concernant la feuille de route (qui te redirige d’aillers sur cette page que tu es en train de lire)
• Les informations concernant le trajet (VILLE DEPART/VILLE ARRIVEE – N° TRAIN A HEURE DE DEPART DATE)
• Le nom du chef de convoi et son numéro de téléphone. Le chef de convoi est celui qui dispose des billets de train, étiquettes bagages, casquettes etc… (c’est peut être toi d’ailleurs)
• Les consignes accompagnateurs (dans le carré bleu foncé). Elles sont essentiellement destinées au chef de convoi qui saura quoi en faire
• Les consignes données aux familles (dans le carré bleu clair). Elle vous seront utiles pour savoir quand être présent à la gare (avant les parents bien entendu) et où se positionner
• En dessous la liste des enfants que vous accueillez ou déposez. Tu as la petite case présence qui permet de coche en gare.

Ces éléménet se répètent pour tous les segments (voir le point 2)

***

Le bouton PDF vous permet de télécharger le PDF de chaque segment (voir le point 2). Lorsque notre logiciel a été inventé, la feuille de route, qui permet de savoir qui sont les enfants qui montent ou descendent a telle gare, quelles sont les consignes accompagnateurs etc… n’éxistait pas.
Vous trouverez a l’interieur les mêmes éléments que la feuille de route, moins détaillé et moins clair.

Cet outil ne sert qu’aux chefs de convoi, qui peuvent retrouver dedans les numéros de téléphone des animateurs qui font le trajet avec eux.

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Le bouton Documents recence des documents déposés pour le convoyage.  Il peut s’agir par exemple des billets de trains pour des enfants ou des animateurs. Il y a plus de détail sur ce bouton à l’étape 7 et 8

***

2. Ceci est un segment de transport. Nous aurions pu le présenter en point n°1 mais nous pensons qu’il est intelligent de le présenter après que vous ayez découvert la feuille de route (et le segment PDF qui ne sert à rien).

C’est la donnée brut que nous rentrond dans le logiciel. Tu y trouves le sens, la ville de départ, la ville d’arrivée. et tout un tas d’information pratique. Tu dois absolument vérifier que les segments se suivent. La ville d’arrivée du segment précendent doit être la même que la ville de départ de ce nouveau segment. Exemple, si tu vas de Lille à Castelnaudary, ttu pourrais avoir les segments suivants: Lille => Paris / Paris => Toulouse / Toulouse => Castelnaudary
Si nous avons acommis une erreur, tu peux t’en rendre compte car il y aurait Lille => Paris / Toulouse => Castelnaudary. Paris et Toulouse n’étant pas la même ville, on constate donc une erreur… (ça reste rare, mais nous sommes des humains, alors mieux vaut prévenir que guérir).

3. Tu peux cliquer sur ces villes, elles te permettent de connaitre le point de départ et le point d’arrivée du segment.

4. Il s’agit du nombre d’enfants qui voyageront sur ce segment. Lorsque tu cliques dessus, tu peux avoir la liste des participants et l’exporter en CSV. Ca ne peut avoir d’utilité que pour le chef de convoi (princiaplement celui de paris), s’il a besoin d’une liste excel pour affecter les places des enfants.

5. Dans de très rares cas, tu peux avoir plus de 10 segments… Par défaut le système en affiche 10. Si tu en as plus, c’est là que tu dois appuyer pour tout voir.

Maintenant il ne te reste plus qu’à patienter de recevoir le mail de convoyage, qui te sera envoyé si toutes les conditions suivantes sont remplies:

• Tu as saisis toutes tes infos pour ton contrat (voir point 2)
• Nos opérateurs voyage t’ont affectés sur un transport.

Toute la suite des consignes sera disponible dans les documents de convoyages que tu recevras par mail

Si tu as des questions concernant les éléments précisés ici, n’hésite pas à solliciter le directeur de ton séjour.

Je ne suis pas chef de convoyage, mais j’accompagne sur des transports.

Je consulte le Mémo Accompagnateur disponible ici: Memo Accompagnateur

Je consulte l’étape 6 et télécharge les documents, notamment le “mémo accompagnateur” s’ils sont disponibles grace au bouton Document.

Le bouton Documents recence des documents déposés pour le convoyage.  Il peut s’agir par exemple des billets de trains pour des enfants ou des animateurs.

Sur le premier segment, si la ville de départ ne correspond pas à celle que tu as indiqué à l’étape 4 et qui est indiquée au niveau de ton contrat, il y a plusieurs cas de figures:

• Le service transport t’a réservé un train de ma gare de convoyage jusqu’à la gare de départ (voire un hôtel). Si c’est le cas, je t’invite à cliquer sur cette page sur “Le billet pour aller vers la gare de départ ou pour rentrer”
• Le service transport ne t’a pas réservé de train. Tu confirmes alors cela avec ton directeur qui te donne l’accord d’acheter toi même tes billets et te le faire rembourser par ses soins avec une fiche remboursement colosdubonheur.fr/espace-animateurs (etape 9)
• Le service transport ne t’a pas réservé de train et tu ne peux pas avancer les frais. Tu prends alors contact avec le service transport à contact@colosdubonheur.fr / 0139954788 pour qu’il organise ton préacheminement ville convoyage => point de départ

ATTENTION: Si tu es un habitué des Colos du Bonheur, la SNCF a changé tout son mode de fonctionnement… Cette section est donc totalement renouvelée pour l’été 2024.

Suis bien les indications qui t’ont été données dans le memo du chef de convoi.

Il est important de bien vérifier que la feuille de route (Etape 5) correspond à tes billets (Etape 5).

Pour vérifier celà:

• Le plus simple est de consulter les éléments dans “documents” (voire Etape 5) et de comparer le nombre de places et le nombre de voyageurs. Vérifie bien la convocation, les horaires. On peut avoir fait des erreurs et tu es notre dernier rempart!

• Si dans tes documents te voyage tu trouves un document comme celui ci-dessous ou si dans ta feuille de route, au niveau des informations accompagnateurs il est écrit “affaire: xxxxx” alors c’est un voyage en groupe. Avant nos animateurs avaient le contôle sur les voyages en groupes, mais désormais, celà à changé. Voici donc le typte de document que tu peux avoir. Lis bien tout car c’est très important.
  Le document qui va suivre n’est pas un billet. C’est une copie de réservation. Elle te permet de savoir ce qui a été réservé afin de t’assurer qu’il n’y a pas d’erreur.
  11 jours avant le trajet, nous recevrons les billets. Nous te les communiquerons, soit par l’intermédiaire de ton directeur, soit directement dans ton espace personnel (étant donné que la SNCF à tout changé, nous sommes en train de nous réorganiser). Si à 7 jours avant le départ tu ne les a pas, merci de solliciter contact@colosdubonheur.fr pour les avoir.
  Comme c’est nouveau et que la moitié de ce qu’a développé la SNCF ne fonctionne pas, il est vraiment nécessaire que tu contrôles tout.
  Voici comment lire ce prébillet (description après l’image).
  1: C’est l’une des références des billets… Nous ne savons pas encore laquelle des 3 références que nous à communiqué le service groupe sera utilisée..
  2: Encore une autre référence, mais cette fois tu as aussi les dates et les horaires du trajet
  3: Les détails du transport
  4: Le nombre de place prises. Ne tient pas compte du nombre d’enfants/jeunes, mais prend le nombre total (dans cet exemple 60 voyages)

• Si tu n’as pas de billet groupe, alors il s’agit certainement de billets individuels nominatifs. Au même titre que précédemment, ces billet sont disponibles dans les documents de transport.
  Rends toi sur: https://www.sncf-voyageurs.com/fr/dossier-voyageur/Tu trouveras tous les billets que nous avons acheté en même temps. Recherche le trajet qui t’intéresse, puis clique sur “Voir le détail”.  Tu pourras ensuite cliquer sur “Voir le billet” et télécharger les billets au format PDF.  Pour y accéder, rentre la référence affaire ainsi que le nom d’un des participants au voyage (Nom de famille d’un enfant). Attention, parfois le billet de l’animateur peut être au nom de COLOSDUBONHEUR (et parfois au vrai nom de celui-ci)

Depuis Février 2024 il n’est plus nécessaire d’imprimer les billets. Avoir leur version dématerialisée sur un smartphone est suffisant.

Si tu es chef de convoi, tu auras pris contact avec tout tes animateurs qui t’accompagnent, tu récupères les billets sur les espaces indiqués, tu lis attentivement le mémo chef de convoi.

Si tu es accompagnateur et qu’a une semaine du départ tu n’as pas de nouvelle de ton chef de convoi, merci de prendre contact avec lui.

Nous te souhaitons un bon convoyage.

PS: Vous pouvez également consulter cette vidéo du service groupe SNCF:

Il se peut que tu aies du avancer des frais pour ton séjour. Par exemple un billet de train pour aller de ta ville de départ jusqu’au lieu de convoyage (voir étape 7A), des tickets de métro pour un trajet intergare, un sandwich pour un enfant qui n’en a pas.

Ces dépenses doivent être approuvées par ton directeur ou par le siège.

Pour te les faire rembourser tu devras donner le document disponible ici: cutt.ly/remboursementLCDB rempli accompagné des justificatif qui doivent mentionner la date d’achat, le nom du ou des produits achetés, le nom du fournisseur, et le montant dépensé. Ainsi un ticket de CB n’est pas valable. En revanche, un ticket de caisse est valable.

Remet ce document à ton directeur qui procèdera à ton remboursement.